Als ondernemer ben je gefocust op het oorspronkelijke idee hetgeen heeft gezorgd voor het starten van een onderneming. Na een tijdje bemerk je dat ondernemen ook zorgt voor bijkomstige activiteiten die tijd en energie vergen zoals, de administratie, belasting, sociale media, website (indien van toepassing), reclame, etc.
Voor je het weet kom je steeds verder af te staan van het oorspronkelijke idee, verlies je FOCUS hetgeen nadelig kan zijn voor waar het allemaal om begon.
“Doe waar je goed in bent” heeft een vriend en ondernemer van mij jaren geleden gezegd en dat heb ik toegepast door zaken die ik niet goed beheers, echter wel moeten gebeuren, uit te besteden waardoor ik de FOCUS kan geven aan hetgeen mij inspireert.
DELPHIconcept gebruikt “FOCUS best practice tool” als creditmanagement toepassing voor kleinere organisaties voor het uitvoeren van credit management (ook wel debiteurenbeheer genoemd alhoewel credit management verder gaat als puur het beheer van openstaande posten) op afstand voor kleine ondernemers die het lastig vinden om FOCUS te geven aan het opvolgen van openstaande posten.
“Ik vind het lastig om goede relaties aan te spreken op het uitblijven van het betalen van facturen” hoort DELPHIconcept vaak, terwijl het risico op non-betaling altijd op de loer ligt.
DELPHIconcept kan uw debiteurenbeheer/credit management de FOCUS geven die het verdient met de visie die uw onderneming wilt uitstralen, met andere woorden uw klanten worden benaderd met uw visie als uitgangspunt.
Hoe werkt dat? Vraag gerust vrijblijvend een gesprek aan, hieronder kort welke stappen er genomen worden om te FOCUS te verdelen.
- We hebben contact (vrijblijvend) om elkaar te leren kennen en de insteek door te nemen.
- DELPHIconcept (Jurgen Winkel *) doet een voorstel van de aanpak met betrekking tot het aantal uren per week/maand/kwartaal er nodig is om optimale FOCUS te verzekeren.
Aantal uren kan 2 per week zijn of 4 per maand of…..dit is afhankelijk van de hoeveelheid facturen, het ritme van facturatie, betaaltermijn, etc. Als we contact hebben is dat een van de belangrijkste afstemmingen. - Bij akkoord over het aantal uren wordt het proces vorm gegeven:
- FOCUS “Best Practice Tool” wordt ingericht – u krijgt uw eigen omgeving die AVG proofed voor alleen uw proces wordt gebruikt.
- DELPHIconcept ontvangt een proef bestand met de afgesproken data in het afgesproken formaat (meestal een CVS of Excel bestand).
- DELPHIconcept richt proces in om klanten op te volgen (rekeningoverzicht, herinnering, aanmaning, telefonische benadering, etc): dit is met u afgestemd betreffende na hoeveel dagen welke actie.
- DELPHIconcept richt samen met U het “interne” proces in; uitwisselen voortgang en hoe om te gaan met klantvragen naar aanleiding van acties vanuit DELPHIconcept.
- Na akkoord opvolgings- en interne proces kan het daadwerkelijke credit management proces opgestart worden.
- DELPHIconcept koppelt op basis van openstaande posten, klant ervaringen en branche ontwikkeling advies terug aan u als ondernemer.
- In principe verloopt afstemming tussen u en DELPHIconcept per mail en waar nodig kan een overleg worden ingepland.
- Momenten om voortgang te evalueren kunnen worden afgesproken en vallen buiten de reguliere uren die zijn afgesproken voor het uitvoeren van de credit management werkzaamheden.
“Wat zijn de kosten voor het uitbesteden van credit management werkzaamheden?” is de meest gestelde vraag. Het antwoord is helder te geven.
- Inrichten van de FOCUS “Best Practice Tool” vergt in praktijk 4 uur (inclusief opmaken rekeningoverzicht, herinneringen, aanmaningen, etc).
- Technische afstemming over de openstaande posten en deze implementeren, 2 uur.
Stap 1 en 2 zijn eenmalige kosten, wordt na akkoord over ingerichte proces gefactureerd. - Het aantal uren per week/maand/…. dat is afgesproken om werkzaamheden optimaal uit te voeren.
Werkzaamheden van reguliere uren wordt per periode dat er werkzaamheden worden uitgevoerd gefactureerd. - Indien er uren worden besteedt buiten de afgesproken reguliere uren is dat altijd op basis van een akkoord vanuit u voordat die aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd.
- In geval van vakantie kunnen reguliere werkzaamheden eerder/later worden uitgevoerd of in overeenstemming worden overgeslagen (dit in relatie tot de status van de openstaande posten).
DELPHIconcept kan ook – indien nodig – bij wanbetaling dossier overdragen aan een incassopartij – of u doet dit in eigen beheer. Uren voor het maken van een dergelijk dossier vallen buiten de overeengekomen uren voor de reguliere werkzaamheden.
DELPHIconcept legt alle correspondentie vast in uw eigen FOCUS tool en maakt een rapport op per periode dat werkzaamheden worden uitgevoerd van de openstaande posten door middel van een ageing. U kunt ten alle tijden inzage krijgen in de correspondentie. De rapportage op basis van de ageings worden bij het inrichten van uw FOCUS ook ingericht, deze rapportage wordt u als onderdeel van de periodieke werkzaamheden toegestuurd.
“Interne” communicatie wordt door middel van een Excel bestand gedaan, in een specifieke kolom staat de vraag/opmerking van DELPHIconcept aan u en is er tevens een kolom waarin u uw reactie kunt plaatsen. In principe wordt uw terugkoppeling bij de volgende keer dat er werkzaamheden zijn gepland opgepakt, tenzij er een urgente kwestie speelt.
Om de look en feel van uw organisatie te waarborgen is het werken met een email van uw organisatie aan te bevelen. Vrijwel iedere organisatie werkt met een mail toepassing in de cloud. DELPHIconcept werkt bij voorkeur met een door u aangemaakte email omgeving waarbij het email adres “administratie@uwdomein.extensie” een voorbeeld is.
Heeft u een online boekhouding, dan kan DELPHIconcept door middel van een kijkfunctie bijvoorbeeld kopie facturen zelf verzorgen en ook inzage hebben in de actuele status van de openstaande posten alvorens een klant te benaderen.
Tot slot kan een telefoon met 06 nummer van uw organisatie het proces optimaliseren, neemt in de toekomst iemand het proces over dan kan dit nummer meeverhuizen.
Indien het telefoonnummer van DELPHIconcept wordt gebruikt dan zullen hier kosten per periode in rekening worden gebracht (dit wordt vooraf afgestemd).
Ik hoop dat dit artikel een beeld geeft van de mogelijkheden als DELPHIconcept de FOCUS geeft aan het credit management proces. Wilt u van gedachten wisselen? Neem dan vrijblijvend contact op.
Mvg, Jurgen Winkel * / DELPHIconcept.
* Jurgen Winkel heeft in de afgelopen decennia binnen diverse (inter)nationale organisaties credit management geïmplementeerd, geoptimaliseerd of als interim manager aangestuurd. FOCUS “best practice tool” is ontworpen op basis van de opgedane ervaring met effectiviteit als uitgangspunt.
Wilt U in de vorm van een project uw openstaande posten onder controle krijgen? Neem contact op en we stellen een plan van aanpak op.
Naast credit management ook beschikbaar voor tijdelijke ondersteuning binnen….
– Proces management
– Interim management
– Ontwerpen/maken rapportages (Access, Excel, Power BI)
– (interne) Training
– Webdesign (WordPress)
– Project management
……vanaf 4 uur omgeving Eindhoven, vanaf 8 uur elders.
Meer info over alle FOCUS mogelijkheden op de FOCUS pagina….
DELPHIconcept business services “FOCUS op wat belangrijk is”.